Довольно много предприятий используют возможность отправки своих работников в командировку. Рабочая поездка сотрудника может быть связана с разными видами деятельности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Однако независимо от них, а также от того, кто именно спонсирует командировку, работнику полагаются выплаты. Их расчет регламентируется трудовым законодательством.
Правила начисления
При начислении командировочной зарплаты стоит учитывать несколько правил, часть из которых была введена относительно недавно.
Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ. В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.
Работодателю важно знать, что с размера суточных, превышающего установленные 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубежом, соответственно, удерживается НДФЛ.
Расчет командировочных чем-то похож на ту же операцию, но по отношению к отпускным, однако различия между ними все же есть.
Так, к примеру, начисления зарплаты во время служебной поездки производятся только в рабочие дни, тогда как на отдыхе деньги начисляются исходя из календарных суток. Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько именно дней из времени поездки будут являться рабочими.
Законодательная база
Если смотреть законодательную базу - то стоит особое внимание уделить .
В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.
Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2020 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.
Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.
Зарплата во время командировки
Как уже было сказано, зарплата во время командировки чем-то схожа с той, что выдается в начале отпуска.
Так, ее средние размеры рассчитываются исходя из среднего годового заработка сотрудника, которого отправляют в рабочую поездку.
При этом, стоит отметить, что на время командировки работнику полагается множество , которые включают в себя не только саму зарплату, но и:
- возмещение затрат на жилье;
- средства на расходы, связанные с рабочей деятельностью во время командировки;
- оплату за транспорт то места командировки и обратно.
Часть из озвученных выплат выдается работнику до начала поездки, а часть уже после его прибытия. При этом, далеко не все выплаты имеют четко определенные суммы. Все они зависят от таких факторов, как курсы валют, стоимости билетов и жилья.
Сотрудник по возращении из командировки должен и предоставить работодателю чеки, квитанции, а также прочие документы, подтверждающие расходы во время служебной поездки.
Как оплачиваются дни?
Перед тем, как начать расчет заработной платы во время командировки, необходимо правильно определить количество оплачиваемых дней.
Как уже было сказано выше, зарплата в рабочей поездке начисляется только в те сутки, которые являются рабочими, согласно графику компании. Поэтому у бухгалтера под рукой должен присутствовать табель учета рабочего времени. Особенно это важно в тех случаях, когда график в компании является плавающим.
Как рассчитывается?
При стандартной схеме, командировочные для сотрудника , исходя из среднего годового заработка.
Для правильного проведения расчетов, необходимо придерживаться строго определенной схемы:
- Определить количество дней, за которые необходимо выплатить средний заработок во время рабочей поездки.
- Определить сумму тех выплат, которые необходимо произвести во время данного расчетного периода.
- Определить количество дней, которые будут включены в расчет.
- Исключить из расчета средний дневной заработок.
- Исчислить средний заработок за время, которое работник находился в командировке.
Теперь же можно рассмотреть схему более подробно. Первый пункт не нуждается в отдельном пояснении. Для второго пункта следует учесть не только средний заработок, но и все выплаты, которые так или иначе предусмотрены Положением об оплате труда во время командировки.
Для третьего пункта необходимо определить расчетный период, который должен составлять 12 календарных месяцев. При этом его длительность все же может быть изменена, но только в том случае, если об этом говорится в локальном акте компании. Также данные корректировки не должны вредить самому работнику.
При расчете дней также стоит учитывать то, что далеко не все из них могут быть включены в расчетный период.
Так, не стоит включать:
- время, когда работник находился на больничном или в отпуске, тогда как законодательно его заработок сохранялся;
- рабочие дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте по вине самого работодателя или же причинам, которые не завесили ни от одной из сторон;
- часы, когда сотрудник был участником забастовки, из-за которой не мог начать выполнение своей работы;
- , когда сотрудник отсутствовал на своем месте в связи с уходом за недееспособным родственником или детьми-инвалидами;
- любые другие дни, во время которых сотрудник не мог присутствовать на работе согласно законодательству РФ, однако ему все равно начислялась средняя зарплата.
Выполнение четвертого пункта более простое. Он предусматривает деление суммы выплат, которые были произведены за время расчетного периода, на количество дней, которые работник отработал за это же время. В результате получится средний дневной заработок.
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).
Пример:
Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 -
8 -
14 = 225 фактически отработанных дней.
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. НК РФ и письма Минфина и ).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. и ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина и ).
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ
Оплата командировочных расходов – один из ключевых вопросов в оформлении служебной поездки работника бухгалтером. Как рассчитать положенной сотруднику выплаты – ориентироваться на его стандартную зарплату или взять за основу средний заработок? Свежие новости об изменении суточных в 2017 году требуют особого внимания к этому вопросу.
Начать следует с того, то командировка работника предусматривает сохранение за ним оклада и рабочего места. При этом за время пребывания в служебной поездке предполагает выплату работнику среднего заработка, а также погашение всех возникших в рамках командировки затрат (ст. 167 ТК РФ).
В связи с этим ответ на вопрос: как оплачивается командировка в 2017 году, вполне очевиден – сотрудник получает средний заработок и средства на проживание в виде суточных (если работодатель будет выплачивать зарплату командированному специалисту, то он нарушает трудовое законодательство).
По возвращении из поездки работник в течение трех дней обязан представить в бухгалтерию:
- Квитанции, чеки и иные платежные документы, подтверждающие денежные траты;
- Авансовый отчет.
Стоит отметить, что образец авансового отчета по командировке в 2017 году сохранил свой прежний вид (за основу можно брать прошлогодний вариант).
Расчет среднего заработка для командировочных
Для того чтобы определить размер среднего заработка для расчета командировочных выплат сотруднику необходимо (Постановление Правительства №922):
- Определить величину зарплаты за предшествующие 12 месяцев;
- Учесть все выплаты сотруднику за год, включая премии, вознаграждения, гонорары, надбавки, повышающие коэффициенты, которые связаны с выполнением им его трудовых обязанностей;
- Исключить социальные выплаты (материальная помощь к отпуску, проезд, питание и т.п.);
- Не рассматривать дни, в которые работник получал среднюю зарплату (больничный лист, отпуск по беременности и родам и др.);
- Не рассматривать периоды простоев по вине нанимателя, а также забастовок, в которых специалист не принимал участия.
Если средний заработок оказался ниже МРОТ, то при расчете командировочных выплат используется величина минимальный размер зарплаты в экономике.
Если в течение рассматриваемых 12 месяцев сотрудник получал зарплату в неденежном выражении, то она также учитывается при расчете среднего заработка (переводится в денежный эквивалент на дату ее выплаты).
Каков порядок расчета командировочных в 2017 году?
Расчет командировочных выплат ориентируется на фактически начисленную зарплату работнику за отработанное время или выполненные работы за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ)
Для того чтобы не ошибиться в начислении командировочных в 2017 году стоит следовать такому порядку действий:
- Определить число дней для расчета среднего заработка (А)
- получения сотрудником среднего заработка;
- простоев по вине фирмы;
- забастовок, в которых сотрудник не принимал участия;
- временной нетрудоспособности;
- отпуска по беременности и родам;
- освобождения от работы в связи с уходом за детьми-инвалидами;
- отпуска без содержания или с частичным содержанием за счет работодателя.
Ориентироваться при расчете следует на табель учета рабочего времени.
- Установить совокупный размер выплат в расчетном периоде (В)
В совокупный доход работника включается не только зарплата, но и иные виды выплат, связанные с выполнением трудовых обязанностей, которые были представлены работнику в течение года. Социальные платежи в итоговую сумму не входят (материальная помощь, питание, проезд).
- Рассчитать средний дневной заработок (СДЗ)
Сделать это можно следующим образом: суммарный заработок сотрудника за 12 месяцев (А) делится на количество фактически отработанных дней (В).
Если работник выполняет свои обязанности по сменам или в условиях неполного рабочего дня, то рассчитывается не дневной, а часовой заработок.
- Вычислить величину среднего заработка (оплата за период нахождения в командировке)
Определить размер выплат работнику за время пребывания его в командировке достаточно просто: необходимо умножить СДЗ на число дней служебной поездки.
При расчете среднего заработка важно помнить требования российского трудового законодательства, касающиеся выполнения трудовых обязанностей в выходные дни (они оплачиваются в удвоенном размере).
Как рассчитать суточные?
Суточные выплаты представляют собой денежные средства, которые работодатель обязан предоставлять сотруднику в период его пребывания в служебной поездке. За счет них оплачиваются его проезд, проживание и иные мероприятия, согласованы с нанимателем (Постановление ВС РФ №КАС 05-151, 2005).
Таким образом, суточные предоставляются специалисту в период (Постановление Правительства №749):
- Пребывания в пути, включая вынужденные задержки и остановки;
- Выполнения трудовых обязанностей и проживания в пункте командирования.
Суточные не облагаются НДФЛ в их минимальном размере, который предписывают законодательные нормативы, а именно:
- 700 рублей – при командировке по России;
- 2 500 рублей – в случае выезда за рубеж.
На все предоставленные сотруднику сверх этих сумм средства начисляется подоходный налог.
Величину суточных к выплате определяет отправляющая сотрудника компания. Она прописывает их размер в коллективном трудовом договоре (ст. 168 ТК РФ). По этим выплатам работник не должен отчитываться (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/206), и потому в образец авансового отчета по командировке в 2017 году суточные не включены.
Для того чтобы у бухгалтерии не возникло затруднений с учетов суточных рекомендуется оформлять их отдельной бухгалтерской справкой.
Пример расчета командировочных
Для того чтобы окончательно разобраться в том, как рассчитать командировочные в 2017 году имеет смысл рассмотреть простой пример.
Митрофанов В.М., работает на предприятии в должности начальника смены по скользящему графику (2 через 2). Продолжительность рабочего дня составляет 12 часов. Часовая тарифная ставка составляет 180 рублей.
Специалист был командирован в служебную поездку на 10 дней (с 21 апреля 2017 года). Расчет командировочных выплат выглядит следующим образом:
- На основании табеля рабочего времени было установлено, что за 12 месяцев Митрофанов В.М. отработал 1990 часов, также 150 часов сверх нормы;
- Премия за 2016 год составила 15 000 рублей;
- За весь период командировки два дня выпали на выходные;
- В качестве расчетного периода берется апрель 2016-апрель 2017 года.
При таком раскладе совокупный доход сотрудника составляет: (180*1990) + (180*150)*2 + 15 000 = 358 200 + 54 000 + 15 000 = 472 200 рублей.
Средний заработок за час составляет: 472 200/(1990+150)=220,65 рубля
Число рабочих часов в командировке: 8 часов * 10 дней = 80 часов (из них 16 часов (выходные) оплачиваются по удвоенной ставке).
Командировочные выплаты составляют: ((80-16) *220,65) +((16*220,65) *2) = 14 563 + 7061 = 21624
Как рассчитать расходы на проезд?
В расходы на командировки в 2017 году в обязательном порядке входят затраты на проезд к месту выполнения трудовых обязанностей и обратно. Как рассчитываются проездные издержки? Они определяются, в первую очередь, видом транспорта, которым пользуется специалист.
- Общественный транспорт
В состав расходов на общественный транспорт относят:
- Затраты, связанные с оформлением проезда;
- Оплату билетов;
- Дополнительные издержки (например, стоимость белья в поездах, питания в самолетах и др.).
В свою очередь, работник представляет в бухгалтерию билеты, посадочные талоны, квитанции, чеки, удостоверяющие все три пункта затрат.
Если окажется, что проездной билет сотрудником был утерян, то в проездную компанию можно направить запрос о выдаче дубликата с информацией о пассажире, рейсе, времени поездки.
- Такси
Такси также может использоваться в качестве средства передвижения в рамках служебной поездки. Однако в этом случае в локальном нормативном акте должна быть прописана причина такого выбора (поздний вылет, отсутствие других вариантов, экстренный отъезд и др.).
Какие документы в этом случае смогут подтвердить расходы? Чек ККТ или квитанция, выписанная на бланке строгой отчетности с обязательными реквизитами.
- Личный ли служебный транспорт
В этом случае в обязательном порядке работником составляется служебная записка, в которой отражаются:
- Срок пребывания в командировке;
- Потраченные на приобретение ГСМ средства.
В качестве документов, удостоверяющих затраты при таком раскладе, выступают чеки о приобретении ГСМ, путевые листы, маршруты и др.
Стоит добавить, что в состав затрат на проезд также включаются консульские сборы, тарифы за использование платных дорог, оформление визы и т.п.
Расходы по найму жилого помещения – как они учитываются?
Разбираясь с тем, что входит в командировочные расходы в 2017 году, стоит упомянуть еще одну внушительную статью затрат – оплата за наем жилого помещения.
Если сотрудник выезжает в командировку на несколько дней, то работодатель обязан покрыть расходы на его проживание в командировке по России и на территории иностранных государств.
Если командированный специалист снимает номер в гостинице, то:
- затраты включают не только фактическую стоимость съемной комнаты или гостиницы, но также оплату дополнительных услуг – интернета, прачечной и т.п.;
- не подлежат погашению компанией расходы на бар, ресторан, сауну, спортзал, бассейн и т.д.
Для подтверждения затрат работник представляет в бухгалтерию чеки ККТ и квитанции на бланках строгой отчетности (с реквизитами).
Если сотрудник снимал частную квартиру, то подтверждением затрат станет договор аренды и квитанции об оплате коммунальных услуг.
Что входит в иные командировочные расходы?
В составе затрат на командировку входят и иные командировочные расходы. Главное условие их покрытия – предварительное согласование с работодателем. Что включается в эту статью затрат?
- Посещение выставок и ярмарок;
- Приобретение образцов продукции и материалов;
- Участие в конференциях и семинарах (взнос за участие) и др.
Эти мероприятия требуют оплаты. В качестве же подтверждения командировочных расходов в 2017 году по ним могут выступать чеки о покупке, билеты на массовые мероприятия, программки конференций и т.п., которые также представляются в бухгалтерию.
Учитывают ли командировочные при расчете отпускных?
С одной стороны, согласно действующему в России в 2017 году порядку при расчете отпускных не учитываются периоды получения сотрудником среднего заработка (п.5, Постановление Правительства №922).
С другой стороны, средний дневной заработок, который рассчитывается при определении величины отпускных делится на число фактически отработанных дней. Однако в период пребывания в командировке сотрудник продолжал выполнять свои трудовые обязанности. Как найти выход из этой дилеммы?
" № 5/2017
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В статье рассмотрен порядок расчета средней заработной платы в случае, когда сотрудник направлен в командировку.
Во всех ситуациях, предусмотренных ТК РФ, применяется единый порядок расчета средней заработной платы. В настоящее время он определен Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Чтобы определить сумму среднего заработка, подлежащую выплате за время нахождения сотрудника в командировке, следует рассчитать (п. 9 Положения № 922):
- количество рабочих дней, приходящихся на время командировки;
- средний дневной заработок или средний часовой заработок (если сотруднику установлен суммированный ).
Шаг 1: определяем количество дней.
Для правильного расчета количества рабочих дней, приходящегося на время командировки, необходимо воспользоваться Положением № 749 .
В соответствии с п. 9 данного документа средний заработок за период нахождения сотрудника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Сотруднику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого сотрудника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы на командировку распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Напомним, что в силу п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Пример 1.
Работник автономного учреждения, находящегося в Нижнем Новгороде, направлен в командировку в Киров с 11.04.2017 по 14.04.2017 включительно. Поезд до места назначения отправляется 10.04.2017 в 22.40. Время прибытия поезда в пункт назначения – 05.35, дата – 11.04.2017. Обратный билет приобретен на 14.04.2017, время отправления поезда – 18.20. Прибытие в Нижний Новгород – 15.04.2017 в 00.20. Рассчитаем количество дней, подлежащих оплате.
Согласно п. 4, 9 Положения № 749 количество рабочих дней, подлежащих оплате, – 6 (с 10.04.2017 по 15.04.2017). Время, затраченное сотрудником на проезд к месту командировки и обратно, относится к периоду командировки. В связи с этим средний заработок ему должен быть выплачен за указанный день (за день отъезда и приезда) как за день командировки.
Обратите внимание, что в силу п. 5 Положения № 749 оплата труда за выходной день (15.04.2017) производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. То есть для определения размера оплаты работы в период командировки в выходной или нерабочий праздничный день работодателям следует руководствоваться ст. 153 ТК РФ.
Шаг 2: рассчитываем средний дневной заработок.
Согласно п. 9 Положения № 922 средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии, на количество фактически отработанных в этот период дней.
При определении среднего дневного заработка нужно учесть следующие особенности, влияющие на порядок его расчета:
1) все участвующие в расчете выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда, применяемой у данного работодателя (п. 2 Положения № 922). Выплаты, носящие социальный характер (например, материальная помощь) в расчете не участвуют (п. 3 Положения № 922);
2) премии и вознаграждения учитываются в порядке, изложенном в п. 15 Положения № 922:
- ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;
- премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетный период, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает расчетный период;
- вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения;
3) расчетным периодом, за который учитывается , являются за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за указанным лицом сохраняется средняя зарплата (п. 4 Положения № 922). Периоды, когда работник находился в отпуске по временной нетрудоспособности, ежегодном основном и дополнительном отпуске, осуществлял уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства и др., из расчетного периода исключаются, также исключаются суммы выплат, начисленные за это время. Если все 12 месяцев расчетного периода сотрудник не работал, поскольку находился в отпусках по беременности и родам, уходу за ребенком, то расчетный период следует заменить на 12 календарных месяцев, предшествующих данным отпускам (п. 5 Положения № 922).
Предлагаем рассмотреть несколько примеров по расчету среднего дневного заработка для оплаты времени нахождения в командировке.
Пример 2.
Работник автономного учреждения был направлен в командировку сроком на 5 дней (с 10.04.2017 по 14.04.2017). Его должностной оклад составляет 12 000 руб. В расчетном периоде с 01.04.2016 по 31.03.2017 работник:
– в июне 2016 года был в отпуске по временной нетрудоспособности 8 дней (с 10.06.2016 по 17.06.2016 включительно) и его зарплата за этот месяц без учета пособия составила 9 520 руб.;
– с 16.09.2016 по 31.10.2016 проходил курсы повышения квалификации, за данный период ему было выплачено 18 285 руб.;
– в январе 2017 года получил материальную помощь в связи со смертью отца – в сумме 10 500 руб.
Общее количество дней, отработанных в расчетном периоде, составило 208 рабочих дней.
Рассчитаем средний дневной заработок.
Определим сумму выплат, участвующих в расчете. В соответствии с п. 3 Положения № 922 материальная помощь в расчете среднего заработка не участвует. Таким образом, сумма фактического заработка за расчетный период составляет 122 974,55 руб. (9 мес. x 12 000 руб. + 5 454,55 руб. + 9 520 руб.), где:
– 9 520 руб. – зарплата за июнь без учета пособия по временной нетрудоспособности;
– 5 454,55 руб. – зарплата за сентябрь (12 000 руб. / 22 раб. дн. x 10 раб. дн.), где 22 раб. дн. – это количество рабочих дней по производственному календарю на 2016 год.
Определим средний дневной заработок. Он составит 591,22 руб. (122 974,55 руб. / 208 раб. дн.)
Сумма зарплаты, сохраняемой за работником на время его нахождения в командировке, будет равна 2 956,1 руб. (591,22 руб. x 5 дн.).
Пример 3.
Работник автономного учреждения был направлен в служебную командировку с 10.04.2017 по 14.04.2017 (на 5 дней). Расчетный период (с 01.04.2016 по 31.03.2017) был отработан им полностью и составил 248 раб. дн., зарплата за расчетный период – 648 000 руб. Дополнительно к зарплате ему были выплачены премии к Новому году – 3 500 руб. и ко Дню Защитника Отечества – 1 500 руб.
Рассчитаем сумму среднего заработка при оплате дней нахождения в командировке.
В соответствии с п. 3 Положения № 922 разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете среднего заработка не участвуют. Таким образом, премии, выданные к Новому году и Дню Защитника Отечества, в расчете среднего заработка не участвуют. Остальные выплаты, произведенные в пользу сотрудника, подлежат включению в расчет в полном размере.
Средний дневной заработок сотрудника составляет 2 612,9 руб. (648 000 руб. / 248 кал. дн.).
Сумма зарплаты, сохраняемой за сотрудником на время его нахождения в командировке, будет равна 13 064,5 руб. (2 612,9 руб. x 5 дн.).
Шаг 3: рассчитываем средний часовой заработок.
В соответствии с п. 13 Положения № 922 средний часовой заработок рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, на количество часов, фактически отработанных в данный период. При этом средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику сотрудника в периоде, подлежащем оплате.
Пример 4.
Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени при пятидневной рабочей неделе. С 07.04.2017 по 30.04.2017 он находился в командировке на курсах повышения квалификации.
Его должностной оклад составляет 10 000 руб., расчетный период (с 01.04.2016 по 31.03.2017) был отработан полностью и составил 1 850 ч. Кроме того, ему производилась доплата за работу в ночное время – 2 200 руб. в месяц, за сверхурочную работу в течение года – 5 400 руб. Рассчитаем размер среднего заработка за время нахождения сотрудника на курсах повышения квалификации.
В расчетном периоде (с 01.04.2016 по 31.03.2017) сотрудник отработал 1 850 ч. Его средний часовой заработок составит 82,05 руб. (((10 000 + 2 200) руб. x 12 мес. + 5 400 руб.) / 1 850 ч).
Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику сотрудника в периоде, подлежащем оплате. Предположим, что за период с 07.04.2017 по 30.04.2017 он отработал по графику 18 раб. дн. – 130 ч. Таким образом, средний заработок за время нахождения его в командировке будет равен 10 666,5 руб. (82,05 руб. x 130 ч).
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Во всех случаях, предусмотренных ТК РФ, в том числе при направлении работника в командировку, применяется единый порядок расчета средней зарплаты. Такой порядок в настоящее время определен Положением № 922.
2. Средний заработок за период нахождения работника в командировке и за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
3. Для расчета среднего заработка необходимо определить средний дневной заработок, который исчисляется путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии, на количество фактически отработанных в данный период дней. При этом расчетным периодом, за который учитывается зарплата, являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за указанным лицом сохраняется средняя зарплата.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Направив сотрудника в другую местность на определенный срок для выполнения производственного задания, работодатель вступает в особые отношения с командированным работником.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Российское законодательство детально описывает возникновение, становление и развитие всех этапов командировки, включающие в себя условия, требования и нормативы.
Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ:
| Показатели | Командировка | Разъездной характер работ |
| Место выполнения | Вне расположения постоянного места работы | Служебные обязанности постоянно выполняются в пути |
| Периодичность | Разовое поручение | Постоянно в течение длительного времени |
| Длительность | До 40 дней | Срок неограничен |
| Приказ по предприятию | Оформляется на каждое задание | Утверждается один раз в начале трудовой деятельности |
| Документальное оформление | В течение 3 дней после поездки оформляется | Не требуется |
Нормативная база
Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.
Скачать некоторые документы вы можете здесь:
Что включается в состав выплат?
Организация, направляя работника на конкретный срок для выполнения производственного задания, обязана компенсировать расходы, связанные с выполнением данного поручения:
- суточные;
- затраты для найма жилого помещения;
- расходы, необходимые для проезда к месту командировки (в оба конца);
- прочие расходы, необходимые для выполнения задания и согласованные с администрацией предприятия.
По среднему заработку или по окладу?
Как оплатить расходы? За командированным сотрудником на постоянном месте работы сохраняется .
Алгоритм начисления оплаты работнику, находящемуся в отъезде, прописан нормативными документами и находит отражение во внутренних положениях организации.
Исключением из правил служит , которое рассчитывается в повышенном размере от оклада.
Когда возможна доплата к командировочным?
Хотя трудовое законодательство гарантирует сохранение оплаты труда на постоянном месте работы, многие работодатели выплачивают дополнительные надбавки откомандированным работникам.
Размеры дополнительных начислений находят отражение в , утвержденном на предприятии. В большинстве своем это касается случаев, когда средний заработок значительно ниже размера оплаты «по окладу».
К установленным законодательно нормам выплаты суточных, организации вправе начислять дополнительные суммы.
Все выплаты, осуществляемые сверх нормы, должны быть прописаны в местных локальных актах.
В Положении о командировках находят отражение следующие вопросы:
- регламент и величина компенсации положенных выплат ( , аренда жилья, проездные расходы);
- алгоритм взаимодействия сотрудника и работодателя в различных ситуациях;
- перечень необходимых документов, предоставляемых после командировки;
- описание индивидуальных правил поведения командированных работников;
- прочие дополнительные нормативы, применение которых не ухудшает положение персонала в сравнении с принятыми законодательно.
Все дополнительные условия находят отражение:
- в конкретного сотрудника.
Оплата командировки в 2020 году
Общая схема
Ответ на вопрос «Как оплачивается командировка?» предоставляется в алгоритме действий, утвержденных законодательно.
Возникающая производственная необходимость командировки отображается в письменном решении работодателя по одной из форм:
- (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а);
- распоряжение.
Бланки форм можно скачать тут:
С 2020 года отменено требование по заполнению командировочных удостоверений, и журнал учета командировок.
Факт нахождения сотрудника «по месту требования» в 2020 году подтверждают документы:
- по оплате проезда до места назначения и обратно;
- счет и кассовый чек за использование гостиничного номера
- договор аренды и расписка в получении денежных средств за аренду временного жилья.
Возвратившись на постоянное место работы, сотрудник составляет служебную записку (свободной формы) с указанием фактического срока нахождения в пункте откомандирования, если поездка осуществлялась:
- служебным транспортом;
- личным транспортным средством;
- транспортом, используемым по доверенности.
По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, прилагая все подтверждающие документы (транспортные билеты, квитанции за жилье, путевой лист, документы на расход ГСМ, кассовые и товарные чеки на дополнительные затраты).
Размер суточных ограничивается количеством дней нахождения в командировке.
Авансовый отчет проходит проверку в экономической службе организации и утверждается руководителем.
Затем производится перерасчет ранее выданных авансовых средств и выводится конечный итог по отчету:
- сотруднику выдается сумма, истраченная сверх полученной раннее;
- работник возвращает в кассу предприятия остаток денежных средств.
За дни нахождения в пункте откомандирования сотруднику производится начисление оплаты труда по среднему заработку.
Основания для выплат
На основании приказа на командировку, в котором указываются следующие данные:
- уставные реквизиты организации;
- номер регистрации и дата документа;
- индивидуальные данные сотрудника, направляемого в командировку;
- цель производственного задания;
- пункт командирования;
- дата прибытия на место;
- общий срок на выполнение поставленной задачи;
- способ передвижения;
- источник финансирования командировки.
Бухгалтерский отдел предприятия производит начисление авансовой суммы на предстоящую командировку. Работник получает причитающуюся ему сумму по расходному кассовому ордеру.
По возвращению сотрудник сдает все полученные чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.
Основанием для дополнительных выплат будет служить перерасчет раннее полученных авансовых сумм с учетом представленных документов.
Оплата дней
Количество времени, необходимое для расчета суточных, определяется по приложенным к авансовому отчету документам.
Даты приезда и отъезда отражены в транспортных билетах, период проживания – в счете гостиницы.
Суточные оплачиваются за каждый день нахождения в командировке, т.е. за календарное количество дней.
Оплата по средней заработной плате производится на основании графика рабочего времени, заполненного принимающей стороной.
Расчет среднего заработка
Труд работника, направляемого в командировку, оплачивается на основании расчета среднего заработка.
Последовательность действий определяется нормативными актами:
- Расчетным путем находится итоговая величина заработной платы, начисленной работнику за 12 месяцев, предшествовавшие периоду командировки.
- Исключаются начисления, которые не могут входить в основную заработную плату (например, или ).
- Определяется количество дней, фактически отработанных сотрудником, за последний год, исключая периоды болезни, командировок и прочих неявок на постоянное место работы.
- Делением величины итогового заработка за последние 12 месяцев на количество дней, отработанных в тот же период, находят размер средней заработной платы.
Учет рабочего времени
Сотрудник, прибывший на место командирования, подчиняется распорядку рабочего времени принимающей стороны.
По возвращению на постоянное место работы в экономические службы фирмы сдается , заполненный по месту командировки.
Следует учесть тот факт, что оплата на основании представленного табеля производится с учетом индивидуального графика сотрудника на основном месте работы.
Суточные
Командированный сотрудник за каждые сутки гарантировано получает фиксированные суммы, подпадающие под понятие «суточных».
В итог количества дней для расчета включаются:
- все дни в пути для прибытия на место назначения и обратно;
- каждый день нахождения по месту назначения, включая выходные и праздничные даты.
Размер суточных за один день законодательно установлен в размере 700 рублей на территории Российской Федерации и 2500 руб. - при заграничных командировках.
Предприятия имеют право выплачивать суточные сверх установленных норм, закрепив свои размеры доплат в локальных актах.
Командированный работник не должен отчитываться по использованным суточным.
Возмещение расходов
Расходы, совершенные в разумных пределах, согласно законодательству, и подтвержденные документально, подлежат денежной компенсации.
Однако зачастую субъективная потребность или производственная необходимость вынуждают командированного работника производить дополнительные расходы.
Совершенные по согласованию с руководством и закрепленные в Положении о командировках, данные затраты также принимаются администрацией посылающей организации к возмещению.
За время в пути
Согласно приложенным к авансовому отчету первичным документам (авиа-, ж/д- или авто-билеты) сотруднику оплачивается стоимость проезда.
При использовании служебного или личного транспорта путевые расходы возмещаются на основании предъявленного путевого листа и кассовых чеков АЗС.
Арбитражная практика свидетельствует, что экономически обоснованные затраты на услуги такси, правомочно включать в оплату проезда.
Питание
В перечне на возмещение командировочных расходов нет отдельной статьи на оплату питания. Эти затраты входят в состав группы «суточные».
Если в документах на оплату гостиничного номера отдельной строкой выделяется стоимость завтраков, то, принимая к оплате всю сумму за проживание, необходимо сделать корректировку расчета суточных на величину оплаты питания.
В Положении о командировках может быть оговорено условие, когда услуги питания принимаются к оплате без коррекции размера суточных.
В этом случае, стоимость завтрака:
- исключается из расчета налога на прибыль;
- учитывается для налогообложения НДФЛ и страховых взносов.
Проживание
Законодательно нет установленного лимита для оплаты компенсации найма жилого помещения, важным условием при этом служит экономическая выгода произведенных расходов.
В Положении о командировках имеет смысл отметить разрешенную «классность» гостиничных услуг, в зависимости от штатной должности командированного сотрудника.
Оплачиваются ли багаж и страховка?
Хотя страховой сбор, включенный в стоимость проездного билета, не относится к расходам на проезд, но, в то же время включается в налогообложение прибыли, а, значит, может быть принят к оплате.
Возмещение стоимости багажа носит чисто индивидуальный характер. Каждый конкретный случай необходимо рассматривать с точки зрения экономической выгоды и производственной необходимости.
Включение оплаты стоимости страхового сбор и багажа в перечень принимаемых расходов, утвержденных локальными актами, избавит от возможных проблем.
Нюансы
Командировка – понятие очень емкое и масштабное. И, как бы хорошо не разбирались в данном вопросе, всегда может возникнуть много сомнений.
Если среднего заработка нет (отработан неполный год)
Для расчета средней заработной платы за не полностью отработанный год за основу принимается другой расчетный период, равный фактическому времени работы на данном предприятии. Количество рабочих дней также рассчитывается за этот же временной отрезок.
Если дни выпали на выходные или праздники
Выполнение служебных обязанностей в выходные или праздничные дни оплачивается не менее, чем в 1,5-2 раза от оклада по штатному расписанию.
Следует иметь в виду, что оплата осуществляется только в том случае, если сотрудник действительно работал в эти дни.
Время в пути рабочим не считается и оплата за этот период не производится.
По нормативам, закрепленным в Положении о командировках, время в пути, выпавшее на выходной или праздничный день, может быть компенсировано предоставлением отгула с оплатой в 1-нарном размере.
Пример:
Инженер Петров В.П. (ООО «Вымпел» г.Москва) был направлен с 8 июня в командировку в филиал фирмы (г.Пермь) для монтажа технологического оборудования сроком на 10 дней. Установка и монтаж производились в срочном порядке, поэтому Петров В.П. работал в выходные и праздничные дни 11,12 и 13 июня. По возвращении в головной офис фирмы инженер написал о предоставлении .
Отгулы сотруднику были предоставлены. Оплата за работу в выходные и праздничные дни с 11 по 13 июня была произведена в одинарном размере.
Если командировка за счет принимающей стороны
Организации заключают соглашение в письменном виде, в котором фиксируется факт возмещения командировочных расходов принимающей стороной.
Выплаты при сменном графике
Оплата труда по среднему заработку происходит за фактические смены явки, опираясь на график работы сотрудника по основному месту работы.
Рабочие смены, которые совпадают с основным графиком, оплачиваются по среднему заработку.
Дни работы в командировочный период, совпадающие по времени с выходными на постоянном месте работы рассчитываются по ставке выходного дня.
Пример:
Технолог Иващенко Р.И. (ООО «Рост» г. Пенза) был направлен в командировку с 6 июня для проверки работы филиала в г.Ноябрьск сроком на 9 дней. На основном месте работы технолог работал по сменному графику 2/2. 6 и 14 июня – время в пути. 12 июня Иващенко Р.И. не работал, так как у работников филиала был выходной день.
| График работы по основному месту работы на время командировки | Даты |
| Рабочие смены | 6; 7; 10; 11; 14 июня |
| Выходные дни | 8; 9; 12; 13 июня |
За время работы 7, 10,11 июня Иващенко Р.И. было начислена заработная плата по среднему заработку.
Период выполнения трудовых обязанностей 8, 9 и 13 июня было оплачено в двойном размере, согласно Положению о командировках и письменного заявления работника.
Оплата по совместительству
Отправляясь в командировочную поездку, совместитель на другом месте работы оформляет административный .
Выплаты сдельщикам
При расчете оплаты командированным сотрудникам, числящимся на сдельной оплате труда, для определения суммы выплаты учитывается среднечасовой заработок.
Если нет подтверждающих документов
Командировка прошла успешно, сотрудник вернулся на основное место работы. При составлении авансового отчета обнаружилось, что многие подтверждающие документы пропали.
Что делать? Нужно попробовать восстановить.
В случае невозможности документального подтверждения необходимой информации руководитель предприятия принимает решение принять расходы к учету.
Сумма неподтвержденных выплат компенсируется сотруднику. Но при расчете налога на прибыль уже не учитывается.
Кроме того, происходит начисление НДФЛ и страховых сборов.