Главная  / Инвестициями  /  Журнал регистрации приказов пример заполнения. Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Журнал регистрации приказов пример заполнения. Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Инвестициями
11.04.2024

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2019 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена .

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

  1. О приеме сотрудника в компанию.
  2. О расторжении соглашения с сотрудником.
  3. О на иную работу.
  4. О совмещении должностей.
  5. О направлении сотрудника в .
  6. О и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

  • сотрудником отдела кадров;
  • менеджером по персоналу;
  • секретарем
  • делопроизводителями;
  • руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  • есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
  • есть ли заголовок и текст, подпись;
  • есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

  • титульный лист;
  • раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

  • кто будет ответственным лицом;
  • кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
  • какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоит Регистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжение Руководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрирован Он не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий год С начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные коды Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном формате Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотруднике Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения Поэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным, А название должности, специальностей и профессий – согласно
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании —

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.

Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !
  • Приказ о зачислении в штат сотрудников.
  • О сотрудником другой работы во время основной.
  • на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
  • О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
  • О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
  • В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
  • О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
  • О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в .
  • Приказ о командировке сотрудника.
  • И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.

Законодательная база

Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:

  • Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
  • В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в .
  • Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
  • Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют , на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
  • Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
  • Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
  • Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Сроки хранения

Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

  • Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
  • До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Требования

Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:

  1. Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
  2. Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
  3. Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
  4. Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу , в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
  5. Листы журнала должны быть пронумерованы , это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.

Регистрация приказов

Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.

Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:

  • Порядковый номер проведенной записи.
  • Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
  • ФИО сотрудника.
  • Подразделение, где будет работать сотрудник.
  • Его штатная должность.
  • Присвоенный табельный номер сотрудника.
  • Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
  • Дополнительная информация.

Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.

Кроме основополагающих для сотрудника приказов, также подлежат регистрации и дополнительные трудовые соглашения, и приказы на отпуск, и дисциплинарные взыскания и поощрения сотрудника.

Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».

Правила заполнения

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Ведение журнала

Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.

Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.

Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

  1. Порядковая нумерация приказа.
  2. Дата выхода.
  3. Нумерация приказа.
  4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
  5. Данные сотрудника.
  6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
  7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
  8. Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
  9. Подпись ответственного исполнителя.


Оформление

Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.

Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.

Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.

Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Разработка бланка журнала регистрации приказов по личному составу проводится на каждом предприятии индивидуально. В качестве примера для его составления можно воспользоваться образцами, предлагаемыми к использованию другими компаниями.

Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.

Разработкой и ведением журнала регистрации приказов может заниматься сотрудник кадрового отдела или делопроизводства (офис-менеджер, секретарь).

Стандартными графами в бланке журнала регистрации приказов по личному составу являются:

  • № приказа и дата его утверждения;
  • Суть приказа (его содержание);
  • ФИО того, кто подписывал документ;
  • ФИО того, кто является исполнителем;
  • Список лиц, которые должны ознакомиться с распоряжением;
  • Подпись ответственного лица, удостоверяющая получение приказа;
  • Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.

Любой образец, взятый за основу в разработке журнала регистрации приказов по личному составу, может быть доработан в соответствии с нуждами предприятия.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг - это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

    • В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

    Какие локальные акты регистрируются в журнале

    Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

    • Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

    • Образец книги приказов по основной деятельности

    Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

    Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

    На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

  • Порядковый номер документа.
  • Дата регистрируемого документа - это календарная дата его подписания.
  • Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  • Ответственный за исполнение - ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  • Примечания - различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  • Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

    • Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

    Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

    Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

    Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

    В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

    • При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

    Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

    Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

    Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

    Формат: 210 х 288 (вертикальный)
    64 страницы, пронумерованы
    Прошнурован, опломбирован
    Обложка: золотистый картон
    Съемная обложка из прозрачного ПВХ

    — применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет .

    Пример заполнения основного раздела журнала:

    В журнал включены дополнительные материалы:

    Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

    Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

    • Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

    Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

    Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет .

    Нормативные материалы:

    Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

    Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет

    Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) ведется организацией для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу. Этот документ заполняет кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства. Журнал можно вести рукописно или в электронной форме .

    Необходимо вести в организации журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу с различным сроком хранения.

    Согласно Приказу Министерства культуры от 25 августа 2010 г. N 558 журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу хранятся 75 и 5 лет.

    75 лет хранятся журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу, включающие информацию о:

  • приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
  • аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • изменении фамилии;
  • поощрении, награждении;
  • оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);
  • дежурствах по профилю основной деятельности;
  • длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

    • Журнал регистрации кадровых приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) имеет табличную форму , и обычно в него вносятся следующие данные :

  • порядковый номер приказа (может служить и регистрационным номером);
  • тип приказа (о увольнении, представлении к поощрению и др.);
  • дата подписания приказа или распоряжения;
  • должность, подразделение и фамилия работника.

    • Журнал регистрации приказов по личному составу

    Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

    Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

    Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

    В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

    Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет .

    Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

    В одном журнале со сроком хранения 75 лет

  • о приеме на работу;
  • о перемещении;
  • о совмещении;
  • о переводе на другую работу;
  • об увольнении (расторжении трудового договора);
  • об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • об изменении фамилии;
  • о поощрении, награждении;
  • об оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  • о дежурстве по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

    • В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

    • о дисциплинарных взысканиях;
    • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
    • об отпусках в связи с обучением;
    • о дежурствах;
    • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

      • Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

      Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

      Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

      Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

      Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

      Лицо, ответственное за ведение журнала:

      __________________________ __________________________
      должность фамилия, имя, отчество

      Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

      листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

      листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

      В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

      и скреплено печатью ________ листов

      Начальник отдела кадров

      ______________________ _____________________

      «___» ______________20___ г.

      Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

      Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

      Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

      Исправлено в графе ____

      __________________ ______________________
      (подпись) (расшифровка подписи)

      Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

      Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

      Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

      Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

      В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

      Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

      Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

      Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

      При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

      Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

      В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

      В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

      Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

      В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

      Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

      Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы - для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

      Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

      Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

      Юридическая сторона

      Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

      Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

      Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

      Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

      Порядок регуляции

      Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

      Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

      Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

      Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

      Есть ли необходимость в ведении?

      Журналы хранятся 5 или 75 лет

      Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

      Письменно или в электронном виде?

      Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

      В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

      Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

      На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

    • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
    • о командировании работников;
    • журналы отпусков;
    • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

      • Порядок работы с журналом

      Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

      Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

    • грамотное построение делопроизводства;
    • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
    • надежное сохранение документов предприятия.

      • В действительности процесс делопроизводства - кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

      Но отдел делопроизводства - это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

      Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

      В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

      Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

    1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
    2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

      3. Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

      Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

      Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

      Кто несет ответственность?

      Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

      Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

      Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

      Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

    3. Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
    4. Приказы по работе администрации.
    5. Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы - такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
    6. Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

      7. Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

      Необходимые пункты

      Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

      Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

    7. порядковый номер,
    8. дата приказа,
    9. номер распоряжения,
    10. основное содержание приказа,
    11. сотрудник,
    12. табельный номер,
    13. основание распоряжения.

      14. Примерные резервные колонки:

    14. кто подписал приказ,
    15. кто исполняет приказ,
    16. куда передали приказ,
    17. расписка о получении, дата,
    18. отметка о направлении в дело, и так далее.

      19. Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

    • Мать-одиночка: льготы и пособия в 2018 году Понятие «одинокая мама» отличается в трудовом и социальном праве. В большинстве случаев под определением «мать-одиночка» понимается женщина, у которой в документах ребенка не указан отец (или указан с ее слов). Дополнительные […]
    • Бланк возврата товара Обновление: 8 января 2018 г. Образец бланка на возврат товара Покупатель имеет возможность отказаться от товара, который он купил, если недоволен покупкой. Такая ситуация может возникнуть, если товар не подходит по размеру, цвету, имеет какие-нибудь […]
    • Генеральная доверенность – сколько стоит в России в 2018 году Нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходима помощь близких людей. Но, с юридической точки зрения, действовать от вашего имени у них нет никакого права. Для этого существует генеральная […]
    • Материнский капитал в Москве Столичные родители могут получить маткапитал по федеральной программе. Вместо регионального семейного капитала, который действует в других регионах страны, москвичам положены единовременные выплаты на каждого ребенка, начиная с […]
    • Платежное поручение при УСН в 2017 году: образец Обновление: 7 апреля 2017 г. ​Образец платежного поручения при УСН с объектом налогообложения «доходы» Правильное и грамотное заполнение всех обязательных реквизитов в платежном документе позволит бухгалтерам компании […]
    • Передача права собственности на квартиру родственнику Содержание Согласно ст. 209 ГК РФ, право собственности на имущество дает возможность гражданину осуществлять владение, распоряжение, пользование принадлежащими ему активами. При этом право собственности обозначает […]
    • Налоговики рассказали об особенностях исчисления налога на имущество физлиц за 2016 год Как разъяснили представители ФНС России на своем официальном сайте, с 1 января 2015 года на территории Москвы налог на имущество физлиц исчисляется исходя из кадастровой стоимости […]
    • Как узнать задолженность по земельному налогу Обновление: 2 февраля 2017 г. При рассмотрении вопроса о приобретении земли необходимо оценивать все последствия вложения инвестиций, в том числе и налоговую составляющую, поскольку налоговая нагрузка в России достаточно […]

    Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.

    Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

    Форма журнала регистрации по личному составу

    Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.

    • В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
    • Во втором столбце заносится дата приказа.
    • В третьем столбце указывается номер приказа.
    • В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
    • В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
    • В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
    • В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
    • В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.

    Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.

    В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.

    Что подлежит регистрации

    В журнале регистрации кадровых приказов подлежат фиксации все приказы по личному составу, за исключением касающихся должностных лиц, упомянутых в учредительных документах, к которым относятся:

    • Директора и руководители.
    • Главный бухгалтер.

    Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.

    Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:

    • Длительный – 75 лет.
    • Краткосрочный – 5 лет.

    Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:

    • Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
    • Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
    • Оплата труда и премирование.
    • Поощрения, награждения.
    • Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
    • Длительные командировки.
    • Дежурства, связанные с основной деятельностью.

    Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:

    • Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
    • Дисциплинарные взыскания.
    • Краткосрочные командировки.
    • Дежурства.

    Требования к журналу регистрации приказов

    К журналу предъявляются следующие требования:

    • Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
    • Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
    • Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
    • Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
    • Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
    • Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.

    Защита от внесения неправомерных изменений

    Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.

    Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:

    • Нумерации страниц.
    • Прошнуровки всего журнала насквозь.
    • Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
    • Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

    На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).

    На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.

    Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.

    Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.

    Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.